À quoi sert un serveur de messagerie collaboratif?

Votre informaticien vous parle de mettre en place un serveur de messagerie collaboratif alors que vous utilisez Outlook… Mais à quoi ça sert?

Nous vous avons expliqué ce qu’était un serveur de messagerie mais arrivez-vous à discerner ce qu’il pourrait apporter à votre structure en comparaison d’une messagerie de type Outlook, Gmail, Hotmail ou même chez votre opérateur ?

L’avantage d’un serveur de messagerie collaboratif comporte 7 points essentiels qui corroborent avec le télétravail, au vu de l’actualité 2020.

• Organiser le travail en équipe : l’actualité nous oblige le télétravail, pas toujours facile à mettre en place. La solution de messagerie collaborative facilitera les échanges au sein de vos équipes via la solution de messagerie et surtout grâce à tous les services annexes qui sont proposés. Par exemple, bénéficier du calendrier partagé facilite l’organisation de réunion mais aussi une meilleure gestion du temps (les tâches de chacun sont visibles dans l’agenda, les rendez-vous sont partagés…).

• Les employés faces au travail à distance sont de plus en plus mobiles. Avoir un outil de travail collaboratif vous permettra d’avoir accès à vos documents à n’importe quel moment et depuis n’importe quel appareil (ordinateur, téléphone, tablette…). Vous pourrez partager vos fichiers et vos données facilement et de manière efficace.

• Grâce à l’outil de messagerie collaborative, vous pourrez bénéficier d’une communication instantanée. Malgré la distance, les collaborateurs ou utilisateurs auront la possibilité d’échanger en temps réels via une messagerie instantanée, et l’intégralité des conversations écrites pourront être sauvegardées.

• Les boites mails sont souvent saturées par un nombre inconsidérable de courriers accompagnés très souvent de pièces jointes. L’outil de messagerie collaboratif lui, est très souvent associé à un service de partage de fichiers et de données. Ce partage est sécurisé et accessible pour tout ou partie de votre personnel. Le partage de fichiers lourds peut donc se faire sans casse-tête puisque les fichiers sont hébergés et consultables à distance.

• Partager les fichiers c’est bien mais comment sont-ils mis à jour ? Les fichiers sont mis à jour instantanément. Les employés ont donc toujours accès à la dernière version.

• La messagerie collaborative facilite l’organisation de réunions grâce au service de visio conférence.

• Enfin, le dernier point, chaque employé pourra gérer et organiser sa liste de travail et confier une tâche précise à un membre de l’entreprise, et ce, sans avoir peur de perdre le fameux post-it !

Une messagerie collaborative devient à ce jour plus qu’essentiel. Elle permet une transition dans le travail collaboratif.