Le temps du papier est révolu, place aux documents dématérialisés avec la GED !
Qu’est-ce que solution GED, et pourquoi la mettre en place ?
La GED est la Gestion Électronique des Documents, cela désigne un procédé informatisé visant à définir, concevoir, produire, organiser, gérer et partager des informations et des documents papier ou électroniques au sein d’une entreprise.
Quels sont ses avantages ?
En effet, la solution logicielle a plusieurs avantages, puisqu’elle permet d’améliorer l’efficacité d’une organisation et de contrôler l’utilisation des documents dans l’entreprise.
- L’accès à l’information quel que soit le terminal utilisé et par plusieurs utilisateurs simultanément
- La réduction des volumes de stockage des documents papier pour gagner en espace dans le bureau
- La centralisation et le suivi des données
- La facilité et la rapidité pour trouver un document
- La possibilité de partager des documents très facilement
- La réduction du risque de perte d’une information importante
- La sécurisation des données et des documents
- La facilité de gestion et la maîtrise des droits d’accès
- Quelles en sont ses limites ?
C’est une mise en œuvre qui peut être coûteuse, aussi bien en investissement matériel et logiciel, qu’en numérisation des publications papiers existantes.
C’est une réussite qui ne peut passer que par une véritable mutation de l’organisation, il faut accepter le changement pour des pratiques totalement nouvelles vis-à-vis de nos anciennes habitudes.
Les 4 grandes fonctions d’une GED
La GED à plusieurs fonctions, vois les 4 principales :
- La dématérialisation : il conviendra de scanner tous les documents papier pour les convertir en fichiers électroniques. La réception des documents par mail se classent automatiquement dans un dossier donné (par client ou fournisseur grâce à la détection d’un mot clé).
- Le stockage : pour conserver d’innombrables documents (très fiable dans le temps)
- La diffusion et la consultation : partager des documents auprès de plusieurs utilisateurs, les modifier, les recevoir à un moment précis dans un processus donné pour une action prévue. Ils sont généralement consultables à partir de différents terminaux : ordinateurs de bureau, tablettes, smartphone…
- La sécurité : protection des informations sensibles et sauvegarde des données du système.
Notre conseil
Vous l’aurez compris, la GED est un gain de temps, de coût, et de place. Malgré son prix qui peut être onéreux, la GED est très rentable, dû à ses nombreuses fonctions et à la sécurité qu’elle offre.