Pourquoi mettre en place une charte informatique ? Et à quoi sert-elle ?

La mise en place d’une charte informatique n’est pas une obligation. Cependant, elle est nécessaire à partir du moment où une entreprise est amenée à traiter des données personnelles.

Le fait de mettre en place une charte informatique est bénéfique pour la protection de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’une charte informatique ?

La charte informatique est un document juridique qui précise comment les ressources du système d’information interne d’une entreprise doivent être utilisées.

Vous l’aurez compris, cette charte informatique concerne la propriété intellectuelle de l’entreprise, avec l’utilisation des e-mails, le matériel informatique, les réseaux sociaux, et pour finir, le respect de la RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

À quoi sert une charte informatique ?

La charte informatique permet également d’imposer des limites claires aux salariés, concernant l’usage des diverses ressources pour des fins personnelles, et donc permettre de limiter les fraudes.

Cette charte doit être donnée à tout nouveau collaborateur qui vient d’arriver au sein de l’entreprise, et doit également être jointe au règlement intérieur.

La charte informatique précise quels sont les outils que les salariés peuvent utiliser, et comment doivent être faites leurs utilisations. S’ils ne respectent pas ses règles, ils seront sanctionnés.

Il s’agit donc d’un ensemble de règles qui va permettre de donner un cadre à l’utilisation de ces ressources informatiques mais surtout de pouvoir protéger l’employeur et l’ensemble de ses salariés.

Voici nos 4 conseils pour pouvoir mettre en place une charte informatique en entreprise…

Il est important de respecter ces 4 points lors de la mise en place de cette charte.

• Tout d’abord, soyez lucide sur l’utilisation d’Internet à des fins personnelles. La jurisprudence a récemment débouté des sociétés qui avaient décidé de licencier pour faute grave des salariés pour une utilisation jugée excessive d’e-mail.
• Ne mettez pas en place un régime de surveillance de vos salariés trop strict. En effet, si vous décidez de mettre une charte informatique en place, vous devez au préalable consulter vos salariés, les délégués du personnel et la CNIL.
• Modérez les sanctions en cas de non-respects des règles. La charte informatique doit être dissuasive afin que les salariés la respectent, mais attention, elle doit tout de même respecter le droit du travail.
• Consultez le guide de la sécurité des données personnelles sur le site de la CNIL. Vous trouverez plusieurs fiches sur les points clés de la règlementation, ainsi qu’un quizz qui permettra de vérifier que vous n’ayez rien oublié.

Notre conseil

En effet, la charte informatique est un document qui est devenu incontournable dans un très grand nombre d’entreprises. Toutefois, la rédaction de cette dernière n’est pas si facile. Elle doit découler d’une réflexion approfondie de la part de l’employeur, pour être en conformité avec l’employeur et opposable aux salariés en cas de faute. Vous pouvez vous appuyer sur un modèle, comme il en existe beaucoup sur Internet.